雇用関連の助成金を受給するには、就業規則の整備が不可欠です。支給可否の審査にも重要な役割を果たしています。

労働法では就業規則は常時雇用する労働者が10名以上いる場合に作成と届け出が義務付けられていますが、助成金の申請では企業規模に関わらず作成が必要とされます。

最近はインターネット上で就業規則のテンプレートが探せたりしますが、それでは内容が不十分だったり、助成金の申請要件を満たさないリスクもあるので注意が必要です。

この記事では、就業規則の役割や目的から助成金申請にかかる就業規則の重要性まで解説していきます。

助成金の申請に必要な「就業規則」とは

雇用の維持や労働環境の整備などが支給の対象となる厚労省の助成金。要件を満たせば受給でき、返済の必要がないため多くの企業で活用されています。

この助成金を申請する際、審査の一環として見られるのが就業規則です。助成対象となる制度が明文化されているか、記載内容に不備はないかなどが確認されます。

しかし改めて就業規則は何なのか、考える機会はないかもしれません。ここでその目的や重要性などを確認しておきましょう。

そもそも就業規則とは何か

就業規則とは、簡単にいえば会社のルールブックです。従業員ごとに労働条件を定めた雇用契約書とは異なり、会社や従業員が守るべき最低限かつ共通の約束ごとを定めておくものです。

「就業規則は従業員を守るもの、会社には不利になる」とネガティブなイメージを抱かれることもありますが、会社にとっても労使間のトラブルを防ぐための非常に大事な役割を担います。

就業規則の目的

就業規則は、事業主と従業員がお互いの権利を守り、それぞれの義務を果たしながら会社の業績を向上させていくことを目的としています。

その内容を大きく分けると、次の2つのパートに分かれます。

• 従業員の義務や職場のルールをまとめた服務規律
• 給料や時間外労働などの待遇をまとめた労働条件

この2つを明確にすることで、従業員は安心して働ける環境が整い、事業主は訴訟などの経営リスクが減らせます。
ちなみに企業によっては、就業規則と賃金規程を別々に設けているところもあります。

就業規則の作成義務

職場のルールを定めるのが就業規則ですが、法的にはすべての事業主が作成する必要はありません。ただし常時10人以上の労働者を雇用している事業主は、労働基準法第89条の規定により、就業規則を定めて労働基準監督署に提出することが義務となっています。

この「常時10人」の中には正規雇用契約の従業員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトなど非正規雇用の従業員も含まれます。就業規則の作成義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科せられるので気をつけましょう。

そして、雇用関連の助成金を申請する場合には、この法的基準にかかわらず、つまり従業員が10人未満の事業所であっても就業規則の整備は必須です。

ただし労基署への届け出については助成金申請でも必須ではなく、従業員が10人未満かつ未届の場合は、就業規則に申立書を添付することで助成金の申請が可能になります。

就業規則の作成にテンプレートを使ってもいい？

就業規則を作成するにしても、ゼロの状態から作り上げるのは難しいですし、専門家に頼めばコストがかかります。「どこでも似たようなものでしょ」と、ネット上に掲載されたもので簡単に作成しようとする方もいますが、実務的にも助成金申請の面でもひな形の利用はおすすめできません。

それには大きく2つの理由があります。

• 会社に不利な内容である可能性がある
• 助成金の支給要件を満たせない可能性がある

それぞれ説明します。

テンプレートの就業規則は従業員寄りな内容になりがち

テンプレートの就業規則はあくまでも「ひな形」で、会社の規模や業種を考慮せず作成されたものです。また従業員の権利を守ることを重視し、性善説にもとづいて作られている傾向にあります。

一見すると問題なさそうですが、これでは予想外のトラブルが起きた際、会社側が不利益を被るおそれがあるのです。

そして、想定外の事態が起きてから就業規則を変更しようとしても、簡単には変更できません。従業員にとって不利益な変更には従業員の同意が必要なので、変更が拒否されることもあるでしょう。

会社によって業種が違えば男女比や社風、慣習などさまざまな違いもあります。テンプレ―トではなく、自社に合った就業規則を作ることが重要です。

テンプレートの就業規則では助成金の申請要件を満たせない

既成のテンプレートで就業規則を整備した場合、助成金の申請にも不都合が生じるおそれがあります。

助成金は、国や地方自治体が支給する、返済の必要がないお金です。雇用を守るために支給される厚労省関連の助成金では、支給の要件として就業規則の作成や規程の新設などを求めるものがほとんどです。

しかしネットでの無料配布や書籍に掲載の就業規則のテンプレートは、自社の実状にそぐわず整備不足となるだけでなく、助成金支給の審査で重視される規程の内容が不十分だったり、最新の法改正などに対応していなかったりする恐れもあります。

テンプレートとはいえ苦労して作成したのに不採択となれば、まさに骨折り損のくたびれ儲けとなってしまうでしょう。助成金の審査をクリアできる就業規則を整備するには、労働関係の諸法令や助成金の要件についての専門知識が必要です。

就業規則を作成することのメリット

では改めて、就業規則を適切に整備することのメリットを具体的に見ていきましょう。

助成金受給のチャンスが広がる

働き方改革の促進に向けて、就業規則に新たな規定を設けたり、改正したりすると助成金を受給できるチャンスが広がります。

特に職場環境の改善には国も力を入れており、従業員が働きやすい環境にするため、あるいはキャリア育成を支援するための制度を設けた事業主に助成金を支給しています。主だったものには次の5つがあります。

• 働き方改革推進支援助成金
• キャリアアップ助成金
• 人材開発支援助成金
• 人材確保等支援助成金
• 両立支援等助成金

たとえば「働き方改革推進支援助成金」では、勤務と勤務の間に一定以上の間隔を設ける「勤務間インターバル制度」を導入、就業規則に規定することで助成金の申請が可能となります。

キャリアアップ助成金（正社員化コース）では、非正規雇用から正規雇用への転換制度について計画後に就業規則に追記することが要件の1つとなっています。

労務トラブルを防ぎ、会社のリスクを軽減できる

適切な就業規則の整備は、労使間のトラブルを未然に防ぎ、会社のリスクを軽減することにつながります。

たとえば、うつ病など精神的な不調による長期間の休職。従業員の健康はもちろん重要ですが、休職期間があまりに長いと他の従業員の負担にもなりますし、会社が不利益を被るおそれもあります。

期間を決めて退職扱いにするなどの条件について明確な定めをしておくことで、万一訴訟などのトラブルになった際も対処できます。

また、遅刻を繰り返す、指示に従わないなど、勤務態度の悪い従業員の対応に困っている企業も多いのではないでしょうか。そういった従業員にも、対処できる規定があれば適切な対応が可能です。

最近では、従業員がSNSに不適切な投稿をし、企業が謝罪する事態も数多く発生しています。イメージダウンや信頼性の失墜によるダメージを防ぐためにも、就業規則の整備は重要です。

従業員が安心して働ける職場環境の整備につながる

会社の基本ルールを「就業規則」として明文化することは、従業員が安心して働ける環境の整備につながります。

たとえば給与や休日について明確な決まりがないと、従業員に不安や不信感が生まれ、仕事にも支障が出るかもしれません。

一方、育児や介護と仕事との両立が必要な人を助ける制度や、キャリアアップの制度などを明確に定めている企業では、従業員のやる気や満足度、会社への信頼感も高まります。

従業員にイキイキと働いてもらうことは、会社全体の活性化・業務の効率化、離職率の低減など、長期的かつ大きなメリットがあります。

専門家なら助成金の申請要件に合う就業規則の作成が可能

テンプレートを使うことによるリスクの防止、就業規則をゼロからつくることの手間や困難、予想外の労使トラブルの抑制、これらをすべて解決するには、就業規則の作成を専門家に依頼することが唯一の答えであり、正解でしょう。

この章では、就業規則の作成を専門家に依頼しないことのリスクと、依頼することのメリットを改めて具体的に説明します。ちなみにここでいう専門家とは、社会保険労務士のことです。

専門知識なしで就業規則を作成するリスクとは

専門的な知識のない状態で就業規則を作成することには、次のような複数のリスクがあります。

• 手間と時間がかかり本業に支障が出る
• 助成金の申請に必要な規定がない
• 規定内容が助成金の要件を満たすものでない
• 最新の法律に則っていない

就業規則には社内のさまざまなルールを記載するため、何章にも及ぶ膨大な事項を定める必要があり、手間や時間がかかります。
また、助成金を申請するなら、支給要件に則した内容を正しくもれなく明記していないと審査には通りません。

もちろん、労働法に則した内容でなければ法令違反と見なされ、助成金審査でも不支給と判断されてしまいます。たとえば、就業規則には必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、ルールを定める場合には記載が必要となる「相対的必要記載事項」があるなど、記載内容についての法的な約束ごともあります。

就業規則の作成を社労士に依頼するメリット

社会保険労務士（社労士）に依頼することで、前述のリスクはかなり防げます。というのも、社労士は労務に関する専門家であり、労働関連の法律に詳しく、法改正など最新の情報にも精通しているからです。

もちろん雇用関連の助成金についても制度を熟知していますし、複数の企業の助成金申請に関わるため不支給につながる就業規則の不備についてもよくわかっています。そのため、社労士に依頼すれば適切な就業規則の作成ができるほか、助成金申請をスムーズに行うこともできるのです。

また、就業規則は一度作成すればそれで終わりというわけではありません。法律が改正されればそれに準じた変更が必要になります。社内の組織が変わったり、新規事業を立ち上げたりする際にも、状況に合わせたルール作りや改正が必要です。
テンプレートに当てはめるだけでは不可能な変更や自社独自規程の作成にも、社労士なら対応できます。

ちなみに、就業規則の作成も、助成金の申請も、国家資格である社会保険労務士の独占業務です。つまり、社会保険労務士以外の人が報酬を得て請け負うことはできません。

就業規則を作成する際の流れ

就業規則を作成する際の手順は、会社の規模や状況、旧規程の有無などで変わります。ここでは、社会保険労務士が就業規則を作成する際の一般的な流れを紹介します。

就業規則作成の準備

まずは、就業規則の軸となる経営理念や方針を確認します。労働条件や導入したい制度の確認、人事上の課題などについてもヒアリングを行います。

就業規則がすでにある場合は、内容を見て改善すべき点がないかどうかを確認します。

就業規則の原案を作成し、提案

必要な記載事項や任意で定める事項、準備段階でヒアリングした内容を踏まえて、原型となる規則の案を作成し、依頼主に提出します。
各項目について相互に確認し、記載すべき事項に不足がないか、社の実状に則した内容かなどの確認も行います。

旧規程から変更する場合は、変更点とその理由を説明します。

労働者側からの意見聴取

就業規則の案が確定すれば、労働組合または従業員の過半数を代表する人に提示し、意見を聞きます。

同意を得る必要はないものの、意見があれば双方が納得する内容となるように調整します。その際、就業規則の提出時に添付が必要な「意見書」をもらいます。

所轄労働基準監督署への届け出

作成した就業規則と、就業規則（変更）届、従業員による意見書の3つを2部ずつ揃えて、労働基準監督署に提出します。1部は控えとして返却してもらいます。

これで就業規則の作成から届け出までの一連の手続きが完了します。ただしもう1つ、必須となるのが「従業員への周知」です。これは依頼主である事業主が行う必要があります。

就業規則は、作成・届出するだけでなく、従業員全員の周知が必要です。周知は従業員全員が閲覧できる場所（印刷した文書あるいはイントラネット上）への掲示や配布など、どのような方法でもかまいません。

従業員への周知がされていなければ就業規則に効力が生じないので注意が必要です。

助成金の申請、就業規則の作成ならBricks&UKにおまかせ

就業規則を作成することは、事業主にとっても、働く従業員にとっても大きなメリットがあります。ただし自社の状況を考慮せず手軽なテンプレートで適当に作ってしまうと、従業員との間にトラブルが発生する原因となります。

助成金を申請する際には、要件に合った就業規則の整備が欠かせません。正しく整備するには各種法令や最新の法改正などの専門知識、さらに助成金制度を熟知する必要があります。しかし一般の企業でそれを網羅することはまず困難なので、プロである社会保険労務士に依頼することをおすすめします。そうすれば何より手間も時間も省けますし、審査に通る確率も高まります。

当社Bricks&UKでは、就業規則の作成や見直しの無料相談を行っております。豊富な知識と経験を持つ社会保険労務士が、就業規則に関する申請業務をスピーディーかつ確実に行います。ぜひお気軽にご相談ください。

就業規則を無料で診断します

労働基準法等の法律は頻繁に改正が行われており、その都度就業規則を見直し、必要に応じて変更が必要となります。就業規則は、単に助成金の受給のためではなく、思わぬ人事労務トラブルを引き起こさないようにするためにも大変重要となります。

こんな方は、まずは就業規則診断をすることをおすすめします

• 就業規則を作成してから数年たっている
• 人事労務トラブルのリスクを抱えている箇所を知りたい
• ダウンロードしたテンプレートをそのまま会社の就業規則にしている